経理入力の手間を減らす方法【その3】
高寺 佑佳
今回は、経理入力を減らす方法の3つめ（最終回）をご紹介します。
1・2回目はこちら↓
領収書or請求書の画像から登録する方法
当事務所でよく使っているfreee会計やマネーフォワードでは、
領収書or請求書をアップロードすると、その画像から仕訳を登録することができます。
（ほかのソフトでも同じような機能はあると思います）
ざっくりとした手順は、
- ネット上でダウンロードした領収書or請求書を会計ソフトにアップロード
ｏｒ
スマホアプリにて領収書or請求書を撮影 - アップロードされた画像から、日付・金額・取引先名（インボイス番号も含め）が読み込まれるので、
それらを含めて仕訳を登録する
＊実際の画像と読み込みデータが間違う可能性はあるので、正しく読み込まれているかの確認は必要です。
という流れです。
ここでポイントとなるのは、どういったケースでこの方法を使うか、です。
わたしがオススメするのは、
- 現金で経費を払ったとき
- プライベートのお金で経費を払ったとき
の２つで、領収書or請求書の数があまり多くない場合です。
ネットバンキングやクレカで払う場合は、
前々回のブログ「経理入力の手間を減らす方法【その１】」でお伝えした “データ連携” をした方が入力がスムーズですし、
領収書or請求書の数が多い場合は、
アップロードする手間でかえって時間が多くかかるので、
前回のブログ「経理入力の手間を減らす方法【その２】」でお伝えした “エクセル（csv）インポート” を使った方が早く登録できると思います。
前回以前に紹介した方法も含め、
「どういった取引にどの方法を使うか」が、入力をスムーズにする際に重視した方が良いポイントです。
電子でやりとりした請求書or領収書の保存
今回紹介した「領収書or請求書の画像からの登録」までしなくても、
請求書や領収書を、紙ではくPDFのみでやりとりする場合は、
会計ソフトの画像アップロード機能を使った方が良いケースもあります。
（freee会計では「ファイルボックス」、マネーフォワードでは「クラウドbox」と呼んでいます）
2024年1月1日から、電子保存の義務化がされているので、
紙ではなくPDFなどの電子でやりとりした請求書や領収書は、
PDFなどの電子データのまま保存する、というのが原則ルールになっています。
そして「保存をする」だけでなく、
「日付・金額・取引先名で検索できる状態にする」というルールも加わっているので、
会計ソフト上の仕訳に、請求書や領収書を添付しておくか、
１つ１つ添付するのが手間であれば、PDFなどのデータのタイトルに「日付・金額・取引先名」をつけて、
検索により見つけられるような状態で保存しておく、という対応をオススメしています。
紙よりも電子の方が郵送コストもかからなくて便利ではあるのですが、
保存忘れにより請求書や領収書が見当たらなくなってしまうのは避けたいことです。
おどかすようですが、
きちんと仕訳の登録をしていても、請求書や領収書といった根拠となる資料が無いと、
万が一、税務調査が入った場合に、証拠として主張するのが難しくなってしまう可能性が高いです。
それにそもそも、根拠の資料がないと、仕訳の理由を確認するのが難しくなりますよね。
本日のブログ写真
SNSのショート動画でよく紹介されている、安曇野市にある長峰山展望台に行きました。
安曇野市が一望できる景色を、存分に楽しめました(^^)
展望台までの車で走る道のりはかなり狭くて、「知らなければ絶対通らないだろうな」というような場所にあったのですが、
それでも到着してみると、10台ほど停められる駐車場はかなり埋まっていて、
SNSで話題になって、人気が出たのかなあと感じました。
この記事を書いた人
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長野市在住の30代女性税理士
専門用語をできるだけ使わず分かりやすい説明になるよう、心がけています。
freee・マネーフォワードといったクラウド会計を活用し、タイムリーな数字を見られるようサポート致します。
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