当事務所の「電子帳簿保存法」への具体的な対応方法を紹介します。
takaterayuka
今年の1月から電子帳簿保存法が大幅に改正され、以前よりも電子帳簿保存が導入しやすくなりました。当事務所自身の会計帳簿等も電子帳簿保存を適用して、紙の保存は基本的に無い仕組みにしておりますので、具体的な方法を紹介しようと思います。なお、当事務所の会計はfreeeというシステムを利用しておりますので、今回紹介する方法はfreeeを前提とした運用方法です。
１．それぞれの帳簿・書類をどのように保管するか、方法を決める。
◎帳簿（仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、固定資産台帳）
・freeeにて会計処理や登録を行っていれば要件を満たすということで、全てfreeeで管理しています。
◎国税関係書類（請求書、領収書）
・データで受け取った時は、そのデータをfreeeのファイルボックスにアップロードして仕訳と紐付けると、要件を満たします。
・紙で受け取った時は、ScanSnapでスキャンして、上記と同じくfreeeのファイルボックスにアップロードして仕訳と紐付けると、要件を満たします。スキャンしてアップロードする方法は、以前のブログ「税理士事務所でのスキャンスナップの活用」にて画像付きで説明しています。
・請求書の発行控えについては、そもそも請求書の発行をfreeeで行うと、売上の仕訳が計上され、かつ、その仕訳にデータが紐付けられるため、データを添付する必要が無くとても便利です。以前のYouTube「《freee》を使う時に最低限知っておいた方が良い”３つの操作方法”」の、13:58 補足情報「請求書作成から仕訳の登録」にてご説明していますが、しつこいようですが、①請求書作成②仕訳計上③仕訳へのデータ添付、が全て同時に出来るので、かなり便利です。
２．１に基づき、事務手続き・事務処理規程等を作成し、保管する。
個人的に面倒だなと思ってしまうのですが(^_^;)、電子帳簿保存を適用するための必須要件であり、何を電子帳簿の対象にするか整理するという意味でも重要な作業で、事務手続き・事務処理規程等を作成して保管しておく必要があります。
この事務手続き・事務処理規程等は、freeeを利用している方はログイン後のお知らせページにてテンプレートのダウンロードが可能で、freeeを利用していない方は現在は特設ページにてテンプレートのダウンロードが可能なようです。当事務所の場合はテンプレートから変更する箇所はほとんど無かったのですが、こちらのテンプレートを参考に、ご自身の場合に電子帳簿の対象としない書類は外す等、一通りテンプレートを確認したうえでご自身の場合に合わせた規定を作成する必要があります。
まとめ
電子帳簿保存の基本的な考え方は、データで受け取ったものはデータのままで（改ざん防止のためだと思います。）、紙をデータにした場合は明瞭に確認できる形で保存、ということと、電子化する対象の書類や帳簿をすぐに確認できるよう、管理方法も含めて規定で明確にしておくということだと思います。そして、電子帳簿保存を適用するポイントは、効率化に繋がる仕組みを整えることだと思いますので、例えばですが、スキャンの手間を省くために紙で受け取っていた書類は全てデータで受け取るようにしたり、請求書発行をfreeeの会計システム上で行う等、今年の電子帳簿保存法の大幅改正を機に、『電子化＋効率化』となる管理方法にすることをオススメします。
当事務所では、経理入力の効率化サポートも行っており、税務顧問やクラウド会計（freee）導入サポートにて対応させて頂きますので、宜しければご利用くださいませ。
本日のブログ写真について
本日のブログ写真は、友人が先日お花を贈ってくれたので、写真を撮ってみました。LINEギフトにて心温まるメッセージと、花とスタバのカフェセットを贈ってくれたのですが、住所を知らなくてもギフトを贈り合えるサービスだったので、気軽に贈れる便利なサービスだなと思いました。素直で明るくて周りから好かれる友人なので、かしこまった贈り物だと逆に気を遣ってしまうと思ったのではと思うのですが、気の遣い方が流石だなと思いました。
