電話をあまり使わないことのメリット
takaterayuka
去年まで働いていた職場でも、電話よりメールのやり取りの方が多かったですが、開業してからより一層、電話を使わなくなりました。自然と使わなくなったというよりも、使わないようにしています。一人税理士をされている方が電話対応は一切していないという話しを聞いて私も真似してみたのですが、実際にそのようにしてみて、電話よりメールでやり取りをした方が私自身も良いと思ったので、その理由をお話ししようと思います。
やり取りの履歴が残る
メールの場合は言わずもがなですが、やり取りの履歴が残ることが一番のメリットと思っています。電話で話した内容というのは、数日前だったり印象深いものであれば覚えておけるかと思いますが、何ヶ月前や何年前のやり取りだと、忘れてしまうことは普通だと思います。「あの時の電話で、結局、どういう話しになったんだっけ？」と思っても、電話の場合は確認しようがありません。電話の相手に確認するということは出来ますが、自分が思っていた内容と相手に確認した内容が違った場合、電話のやり取りの時間も無駄になってしまいますし、お互いに不満を持ってしまう可能性もあります。
急ぎの用で電話で話した方が早いということもありますが、基本的には履歴の残るメールorチャットツールでやり取りをする方が、履歴を確認しながら仕事を進めることが出来るので、間違いや勘違いをしてしまう可能性は低くできると思っています。
目の前の仕事に集中出来る
こちらは、電話のデメリットとも思ってしまうのですが、業務中に電話がかかって来て話しをしていると、その電話が長時間であればなおさら、「あれ？今までどの部分をやっていたんだっけ？」と思ってしまうことがあります。特に、税務チェックや申告書作成といった業務内容は、まとまった時間で集中して進めた方が効率良く進められると思いますので、電話がコンスタントにかかってくる環境にはしない方が今後も良いと思っています。
思い返せば前の職場もその前の職場も、当たり前だったとは思いますが、電話はコンスタントにかかってきていました。（メールのやり取りが増えてからは年々減少傾向だったとは思いますが。）入社したばかりの時は積極的に電話に出ていましたし、その後も出れる時は出ていましたが、やはり、電話に出るためには業務の手を止めることになりますし、話している内容も耳に入ってくると気になりますし（以前のブログの「自宅兼事務所（リモートワーク）が合う人、合わない人」でもお話ししております。）、今、電話がほぼかかって来ない環境になってから、効率的に、そして快適に仕事を進められています。
おわりに
10年ほど前に、『メールより電話、電話より会う方が良い』と本か何かで見て、確かにそうなのかなと思っていたこともありましたが、むやみやたらに『会う』を優先して、仕事の最中にアポ無しで突然訪問されるほど迷惑なものは無いと、今の私の場合は思ってしまいます。(^_^;)
普段のやり取りは履歴が残るメールorチャットツールで、そうではなく踏み込んだ話しをするようなシチュエーション（私の場合は月次報告や資金繰りの相談等）は、対面か、ZOOMやGoogleMeetのようなWeb会議というやり方で、お客様側とのコミュニケーションは十分取れていると感じるため、急ぎの時など例外はありますが、これからも電話は極力使わないようにしていきたいです。
ちなみに、FAXはもはや事務所に置いていません。履歴は残らないですし送信時間は絶妙に長いですし、タイミングによって送信出来ないこともありますし。某団体の一部がFAXのみの受付のため、一刻も早くメール対応可にして欲しいところです、、、(^_^;)
